Come conservare correttamente i tuoi documenti amministrativi?

Senza un'adeguata conservazione, non è sempre facile trovare i documenti amministrativi. Infatti, come trovare un atto di vendita del 2001, se è ammucchiato in una scatola con altri documenti? Per evitare di perdere tempo a scavare tra diverse caselle per trovare un documento, ecco alcuni suggerimenti per l'archiviazione.

Per quanto tempo dovresti conservare i tuoi documenti?

È importante tenerli documenti amministrativi, ma hanno anche la data di scadenza. Pertanto, dopo un certo periodo di tempo, non è più necessario conservare determinati documenti come fatture e dichiarazioni di ogni tipo. Di seguito un riepilogo dei periodi durante i quali è consigliabile conservare i diversi tipi di carta:

• 1 anno: telefono, internet o bollette di trasloco o prova del pagamento di un PV.
• 2 anni: attestati di assegni familiari, onorari del medico, lettere di risoluzione del contratto, carte di previdenza sociale e di mutuo soccorso, nonché documenti di credito.
• 3 anni: avvisi di licenza audiovisiva e conti economici.
• 5 anni: bollette di acqua ed elettricità, ricevute di affitto e canoni di locazione, bollette del gas, certificati di pagamento delle tasse, contratto di locazione e prova del pagamento dei pagamenti di manutenzione.
• 10 anni: estratti conto, polizze di versamento, mutui ipotecari, contratti di assicurazione sulla vita dopo la data di morte ...
• 30 anni: fatture di riparazione auto, fatture di costruzione, fatture ospedaliere e pagherò civili.
• Per la vita: contratto di matrimonio, libretto di famiglia, libretto militare, diplomi, testamenti, titoli di proprietà, donazioni, cartella sanitaria, certificato di vaccinazione, cartelle cliniche, buste paga, certificati di adozione, contratti di lavoro ...

Il miglior consiglio per avere una casa in ordine è quello di mantenere il minimo indispensabile. Non è necessario conservare tutte le lettere e i documenti ricevuti. Occorre quindi buttare subito via le carte che non servono.

Archiviazione dei documenti di tutti i giorni

Per riordinare, devi distinguere tra documenti di tutti i giorni e altri file. Il documenti attuali sono quelli che vengono consultati frequentemente e che devono quindi trovarsi in un luogo facilmente accessibile. I documenti che vengono consultati raramente possono essere archiviati in scatole o in cima a uno scaffale. Di seguito sono riportati alcuni tipi di archiviazione per i diversi tipi di carta:

• Camicie in diversi colori

I colori sono usati per differenziare i documenti l'uno dall'altro. In ogni cartella, dovresti anche usare le tasche per classificare i documenti: una tasca per le tasse, una tasca per i documenti EDF, un'altra per le bollette dell'acqua ...

• Camicie a soffietto

Le cartelle a soffietto sono utili per l'archiviazione di documenti voluminosi. Una cartella permette quindi di classificare diversi documenti riguardanti un unico argomento (esempio: tutti i documenti riguardanti la costruzione di una casa).

• Raccoglitori ad anelli

Sono pratici per consultare facilmente i documenti senza staccarli dal loro archivio. Inoltre, le carte possono essere separate da divisori per poterle trovare più facilmente. I divisori possono anche visualizzare indicazioni per facilitare il compito nelle ricerche. Questi possono essere organizzati in ordine alfabetico, per data, ecc.

• Mobile con cassetti

Se le carte da immagazzinare sono in gran numero è meglio optare per uno schedario. Quest'ultimo ha cassetti dove i vari documenti sono sospesi su sbarre e sono facilmente accessibili.

Organizza abilmente i documenti amministrativi

Certo, l'uso di una memoria adeguata facilita la classificazione dei file, ma è anche importante sapere come organizzare i documenti in base alla loro tipologia. Ecco un esempio di classificazione per facilitare la ricerca:

• File di famiglia: contenente tutti i documenti relativi alla famiglia come certificato di matrimonio, documenti di identità, passaporti, certificati di nascita ...
• File di istruzione: certificato scolastico, documenti relativi all'asilo nido, ecc.
• File fiscale: dichiarazioni dei redditi, tasse sulla casa ...
• Fascicolo sanitario: cartelle cliniche, prescrizioni, visite mediche (radio, scanner, ecografi, ecc.) ...
• File fattura: servizi (acqua, gas, elettricità, telefono, Internet, ecc.), Fatture di beni e lavori, ecc.
• Fascicolo assicurativo: contratti di assicurazione auto e casa, assicurazioni sulla vita, sinistri, certificati di autenticità ...
• Fascicolo professionale: contratto di lavoro, buste paga, fascicolo di domanda, CV, diplomi ...
• Documento di alloggio: contratto di locazione, ricevuta di affitto, lettere del proprietario / inquilino, ecc.
• File bancario: estratti conto, contratto, ordine di trasferimento, ecc.

Archiviazione di documenti amministrativi

Idealmente, questo dovrebbe essere fatto archiviazione di alcuni documenti almeno una volta all'anno. I file archiviati sono disposti ordinatamente in riquadri per data o in ordine alfabetico e per argomento. Ancora una volta, è meglio usare un colore per tema. Ecco un esempio di archiviazione in dettaglio:

• Camicia rosa per le fatture, gialla per le finanze, blu per l'assicurazione ...
• Ordinamento per ordine: ordine alfabetico dalla A alla Z o per data (per mese, poi per anno). Ciò semplifica la distinzione tra documenti più recenti e vecchi.

La cosa più importante è creare una disposizione fluida che renda facile trovare una bolletta dell'acqua per gennaio dello scorso anno, per esempio. Se i documenti sono ancora difficili da trovare nonostante siano in ordine, è necessario rivedere le tecniche di archiviazione.

Altri suggerimenti per riordinare i tuoi documenti amministrativi

È più facile da conservare quando c'è meno carta da conservare. Oltre a ordinare ed eliminare i documenti obsoleti, è anche possibile utilizzare l'estensione fatturazione online per ricevere meno posta a casa. Tuttavia, è necessario eseguire regolarmente backup su più supporti per evitare perdite. Per una maggiore sicurezza, è necessario eseguire backup in linea per i documenti importanti.

Quando arriva la posta, è importante pre-archiviarla per evitare che si accumuli per mesi in un angolo dell'ufficio. Le lettere urgenti dovrebbero essere lette immediatamente, mentre altre possono essere ordinate in ordine di priorità. Si consiglia di disporre di un organizzatore dell'ufficio per archiviare documenti importanti che richiedono un'azione (pagamento di una fattura, convocazione, ecc.) E documenti che devono essere archiviati (estratti conto, fatture con addebito automatico, ecc.). Questo trucco ti consente di sbarazzarti della carta obsoleta che può essere gettata subito come volantini e pubblicità.